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 在企业日常办公管理当中,采购也越来越重要。随着企业的需求的与企业的发展壮大,采购管理在企业管理中日益重要。采购涉及到供应商之间的竞争以大量金钱交易,企业极需准确实时的信息化平台对采购进行科学、透明化的管理。一般情况下,企业成品的采购占了很大的比例,除去一些企业的材料采购,还有对办公用品的采购。因此采购的成功在某一程度上也影响了企业的竞争大小。

oa系统采购.png

 

  一、在企业管理的运营当中,采购管理主要存在以下的问题:

  1、信息不能共享:由于组织之间信息私有化、未经集成,采购信息没有实现有效共享,包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。

  2、与预测和物料需求计划结合不紧:即不能有效根据生产需要组织采购,实现物料的供应计划与当前需求的平衡,并与企业的库存投资和策略相一-致。

  3、无法跟踪采购情况:包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理;运输处理、收货处理、质量控制等。

  4、缺乏流程的监控制约:在采购开始到结束,没有透明的流程监控,比如授权、批准、后期的采购情况和记录都没有,这样就容易导致暗箱操作。

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  除了以上的情况,当然还有其他的问题出现,总之,由于信息鼓励,不能及时通信的采购模式,在市场需求发生变化时,企业在响应需求也会变得相应的迟钝。

  二、通过OA办公管理软件在采购管理当中可以实现哪些效果?

  1、阳光采购:按照“公开、透明、科学”和“采购、执行、监管分立”的原则,依靠科学化、合理化的采购制度和监管制度,有效避免采购过程中的暗箱操作。 

  2、统一管理:集团与供应商统一平台,统一授权,协作对接,可以使与供应商对接的业务更加规范,确保供应商质量,逐步提高供应商整体水平。

  3、采购流程一目了然:通过信息化的的手段规范采购流程,完善合法、合规的招投标业务流程,加强审批流程控制和数据统计分析,强化对采购业务的管控与监督物资从计划、采购、进货、付款等都可以实现全程跟踪,信息可追溯,并与ERP集成形成完整的采购管理体系。

  4、提高效率:优化采购流程,实现采购部门与供应商在线协同,保证沟通的高效、准确减少事务性工作,减少人为差错,实现无纸化办公。

采购OA系统的需求.png

 

  三、那么OA办公管理系统是如何解决采购管理当中所遇到的问题呢?

  1、采购部管理门户

  采购管理人员登录到企业内部的协同办公平台拥有专属的采购管理门户,该门户包含了与采购相关的流程、待办、通知公告、报表与文档,管理人员也是通过该门户与供应商进行协同交流,也可通过报表门户查看图形化的数据分析,便于全面、宏观、整体的了解企业采购管理运营情况,为决策提供依据。

  2、移动办公门户

  采购管理平台除了支持PC端的以外同时支持移动办公形式,无论内部员工还是供应商都可以通过手机移动端或者微信获取最新的采购事宜办理,采购咨询的查看,利用碎片时间处理工作。

  除了门户以外,泛普OA系统通过工作流将采购立项、采购计划、采购订单等业务场景落实到具体流程中,让采购每个环节都可跟踪、可追溯。

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  3、采购立项

  比如业务部门需要要订购一批笔记本电脑和其他办公所需物料,在协同OA系统中提交“采购申请单”,系统会自动根据已经设置好的审批流程分别由相关上级领导对采购的物品以及预算进行审批,各级领导会根据项目的重要程度,所需采购物料的必要性、紧急程度,以及所需预算进行逐级审批。

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  4、采购计划

  采购执行时所有的物料数量、价格全部由预先设置的预算进行费用控制,为管理者审批提供依据。OA系统同步集中供货平台中的物料数据,采购时只需要选择物料编码,其余信息均可自动带出。采购计划审批后,可自动生成采购订单凭证。

  5、采购订单

  采购完成后,系统自动生成相应的采购订单审批流程,供货平台订单自动进入待审核状态,待管理者审批同意后,订单立即自动生效,进入备货、发货状态。申请人收货后,系统自动生成对账明细,显示货物的当前状态及是否同步到财务系统。

  综上所述,通过泛普软件的协同OA系统对各类组织的采购业务进行全流程精细化管理,既可以弥补传统ERP对业务流程、各个审批节点岗位权责上的功能缺失,又可以通过从需求申请、立项审批、采购计划、采购订单的业务闭环管理,最大限度地提高了采购流程各个关键环节的透明度,让组织内部与外部各个相关方的决策和行为都有据可循。

 

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