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   随着现代各行各业对办公模式需求的不断升级、系统化、规范化、信息化的设步伐加快,使得新型的网络化办公方式得以取代传统的纸质办公。无纸化办公为各大组织和企业提供了更高效的办公方式,使得OA系统在市场上的地位逐渐升高,在这同时无纸化办公已经逐渐应用到教育培训行业中,通过培训管理软件的应用,把OA办公模式带入教培行业,让机构协作更高效。

OA培训管理软件系统.png

  一、那么在OA办公管理系统应用培训学校之前,有哪些问题存在?

  1、在教职工管理上,无论是机密文件、重要会议内容、通知,培训学校都是把相关的内容物化于纸上,形成文稿后进行打印、复印,再送到各个部门。这样在文件印发、转送、通知等方面不仅浪费了大量的时间、人力和物力,各部门的信息也不能得到及时有效地沟通。

  2、在对学员的管理上,通过传统的方式创建学生档案,排课、选课等等,只要学员一多起来线下就不不能快速协同办公,而且由于是纸质文件时间一久数据无从查证,并且纸质文档保存容易丢失,导致历史数据查询非常不便,除此之外还不能对有需求的学员进行全过程跟踪管理。

  针对以上存在的问题,培训学校急需将日常工作活动、管理活动、业务活动有机结合,以便加速工作流程运转,减少重复工作,提高工作效率;同时还应对学员管理的传统方式进行改革。OA办公管理系统为实现培训学校现代化管理、优化工作流程、规范工作等提供了重要手段,通过用户组织管理、流程办理、权限管理、通知管理等功能,让各个部门的沟通更加便捷,同时也能对学员管理更加高效。

oa办公系统培训计划.png

  二、那么对于培训教育的OA办公管理系统应该从哪些方面进行选择呢?

  正所谓好马配好鞍,培训机构选择什么样的管理系统才能真正帮助自己解决运营中的问题呢?

  1、OA管理系统是否满足机构的适用范围

  市场同质化的竞争中,培训机构管理系统也存在打着各类空口号,实则功能残缺不全的产品,因此机构需要明确自己的功能需要,选择匹配度最高的OA系统。

  2、管理系统厂商的选择要以经济适用为主

  培训机构管理系统的厂商很多,尽管大牌厂商的OA系统很好用,然而每个厂商研发的系统侧重点有所不同,因此并不一定适合自己的机构。需要我们在选择的时候擦亮眼睛,清楚辨认各系统之间的差别。

  3、尽量先亲自体验各类产品,然后做出决策

  因为跟系统厂商之间存在信息差,尽管有的商家把自己的产品说的花里胡哨,功能齐全,也不一定就满足你机构的实际需求。一定要货比多家,亲自使用过后方知合不合适。

  因此在选择使用OA系统时,可以试用一下看看是否能真正解决自己机构的问题,然如果实在确定不了,那么可以先了解自己机构的需求然后再进行选择,比如以下泛普软件OA办公系统对于培训教育机构所提供的的解决方案,对比一下就能知道是否满足培训机构实际所需。

OA培训管理软件.png

  三、OA办公管理软件如何解决培训学校管理当中存在的问题?

  1、在教师职工管理方面的解决方案:

  A、培训学校的教师职工可通过在泛普软件的OA管理系统随时随地新建、分派任务,指定具体的负责人,明确任务期限、任务描述,以及员工主动新建任务做自我管理。

  B、对于分派下去的任务迟迟没有反馈不知道进展如何的这个问题,在OA办公系统板块可实时查看任务执行进度,对每个成员的工作量和工作效率做到心中有数。

  C、当然员工每天的工作有迹可循,制定每天的工作计划、工作记录、一天下来的总结工作,做好教职工自我管理。这样不但团队中每个人形成自我管理,也能够方便管理者随时跟进各项教程的进度,并给予支持。

  2、在学员管理方面的所提供的解决方案:

  A、同步学员档案:和纸质化的信息记录方式不同,学员电子档案不仅可以进行登记,还能在流程的驱动下智能追踪每位学员的教学情况。

  无论是缴费情况、所报专业/课程、招生老师、课程进度等都能通过一张电子表单关联呈现,查询起来更方便。

  B、课程分类招生,高速开课:和高校内的学生分班类似,教育机构的学员常常会根据所选课程进行分班,不同课程开设周期多长,授课老师是谁,这些信息现在都可以直接通过一条电子流程上报审核。

  为了更好的跟踪每项课程的完成情况,泛普将“项目管理”融入其中,每个开设的课程都是一个待完成的项目,可以进行全程跟踪监管。

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  C、快速协调排课资源,下达课表:排课”是学员、教师、教室等多项资源在时间上的协调,高效的排课是教育培训机构完成大规模培训教学服务的重要基础。但是,线下的人工排课常常因为信息封闭,不能第一时间掌握教室和教师的空余时间错过有效排课时间,耽误课程进度。而通过泛普软件OA的电子化系统,可以让各类资源状态透明化,任何时间段都能智能协调高效排课。

  D、线上高效安排考试,使考试和阅都很方便:在教育培训过程中,每项课程一结束都有详细的考试测评。过去,这占据了授课教师的大量时间,不仅要出卷、阅卷还要统计每个学员的测试结果,过程非常麻烦。而线上、线下相结合的考试方式更有利于教育机构提升考核效率。不仅可以在系统直接制定试题和正确答案,还能对学员答题进行线上审批,快速核准分数,无需人工。不仅减少教育机构日常教务的琐碎管理工作,还全面提升服务效率。

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  通过OA办公管理系统的实施,不仅明确员工之间工作职责,让员工的时间真正利用起来,而且还增加了领导与员工的沟通工作,减少不必要的误会,以此增加整个团队的凝聚力;同时对于学员的管理上更加细致高效,有灵活的泛普软件OA系统体系做支撑,无论是线上教育还是线下教育,都能围绕各种教学业务特征为客户搭建不同的应用场景。最重要的是将学员、教师、机构三大角色串联,以可控、透明、简单的办公环境帮助教育机构发现教育问题,全面提升教育培训服务质量。

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